Se você trabalha com comércio exterior, importação/exportação ou faz parte de uma empresa que realiza operações internacionais, com certeza já se deparou com os termos Proforma Invoice e Commercial Invoice (ou simplesmente “Invoice”).
Embora pareçam semelhantes à primeira vista, esses documentos têm funções distintas e complementares dentro de uma negociação internacional.
Neste artigo, você vai entender:
• O que é uma Proforma Invoice;
• O que é uma Commercial Invoice (Fatura Comercial);
• As diferenças entre os dois documentos;
• Seus objetivos práticos;
• E quando usar cada um deles no seu processo de importação ou exportação.
O que é uma Proforma Invoice?
A Proforma Invoice é um documento preliminar, emitido geralmente antes da venda efetiva de um produto ou serviço internacional.
Ela funciona como uma proposta formal do fornecedor (exportador) para o comprador (importador), descrevendo os produtos, quantidades, valores, condições de pagamento, prazos de entrega, formas de envio e outras informações essenciais.
Objetivos da Proforma:
• Formalizar uma cotação internacional;
• Iniciar um processo de importação, especialmente quando o comprador precisa da documentação para obter licenças, autorizações ou câmbio;
• Evitar dúvidas ou conflitos durante a negociação;
• Servir de base para emissão de carta de crédito ou solicitação de financiamento.
A Proforma não tem valor fiscal nem contratual, mas serve como uma declaração de intenções entre as partes envolvidas.
O que é uma Commercial Invoice (Fatura Comercial)?
A Commercial Invoice (Fatura Comercial) é o documento de natureza contratual que espelha a operação de compra e venda entre o importador brasileiro e o exportador estrangeiro. Ele é um documento obrigatório para a instrução da Declaração de Importação.
Objetivos da Invoice:
• Registrar oficialmente a transação internacional;
• Ser apresentada à alfândega do país importador;
• Servir de base para o desembaraço aduaneiro e cálculo de impostos;
• Comprovar a entrega de bens ou serviços;
• Documentar o pagamento e eventuais créditos junto ao sistema bancário.
A Invoice deve conter informações detalhadas sobre a transação, de acordo com o artigo 557 do Regulamento Aduaneiro:
• Nome e endereço, completos, do exportador;
• Nome e endereço, completos, do importador;
• Especificação das mercadorias em português ou em idioma oficial do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio, ou, se em outro idioma, acompanhada de tradução em língua portuguesa, a critério da autoridade aduaneira, contendo as denominações próprias e comerciais, com a indicação dos elementos indispensáveis à sua perfeita identificação. Os idiomas oficiais do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio são o inglês, o francês e o espanhol;
• Marca, numeração e, se houver, número de referência dos volumes;
• Quantidade e espécie dos volumes;
• Peso bruto dos volumes;
• Peso líquido dos volumes;
• País de origem, como tal entendido aquele onde houver sido produzida a mercadoria ou onde tiver ocorrido a última transformação substancial;
• País de aquisição, assim considerado aquele do qual a mercadoria foi adquirida para ser exportada para o Brasil, independentemente do país de origem da mercadoria ou de seus insumos;
• País de procedência, assim considerado aquele onde se encontrava a mercadoria no momento de sua aquisição;
• Preço unitário e total de cada espécie de mercadoria e, se houver, o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos ao importador;
• Frete e demais despesas relativas às mercadorias especificadas na fatura;
• Condições e moeda de pagamento;
• Termo da condição de venda (INCOTERM).
Diferenças entre Proforma e Invoice
Quando usar cada uma?
Use a Proforma Invoice:
• Para apresentar uma proposta ao cliente internacional;
• Para facilitar trâmites prévios à importação, como aprovação cambial;
• Para preparar a logística de uma futura operação.
• Para realizar pagamentos internacionais antecipados, se necessário.
Use a Commercial Invoice:
• Após o aceite da proposta e o envio dos bens;
• Para realizar pagamentos internacionais;
• Para liberar a carga na alfândega do país de destino.
Dica BlueTransfer: Proforma Invoice em Transferências Internacionais – Pagamento Antecipado de Importação ou Recebimento Antecipado de Exportação
Na blueTransfer, lidamos diariamente com pagamentos internacionais com base em Proforma Invoice. Muitos clientes nos perguntam se podem enviar ou receber pagamentos internacionais com base em uma Proforma Invoice.
A resposta é: sim. E nela, as partes precisam estar identificadas corretamente, o canal bancário internacional precisa constar na Proforma, a descrição e quantidade de produto, assim como o percentual de valor a ser pago ou recebido antecipadamente.
A Proforma pode ser usada em situações iniciais, como pagamento ou recebimento antecipado ou sinal de reserva, mas não substitui a Commercial Invoice no final do processo.
Antes de fazer sua transferência internacional, consulte seu fornecedor, o seu despachante aduaneiro e, claro, conte com o suporte especializado da blueTransfer.
Conclusão
Entender as diferenças entre Proforma Invoice e Commercial Invoice é essencial para quem atua no comércio internacional ou realiza operações financeiras com outros países. Cada documento tem sua função e momento certo, e usá-los corretamente evita atrasos, multas e problemas legais.
Na blueTransfer, ajudamos você a fazer pagamentos internacionais com rapidez, segurança e clareza documental.
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